L'employeur est-il obligé de payer un acompte ou une avance au salarié qui le demande ?

Lorsqu’un salarié est confronté à des dépenses imprévues, il peut demander un acompte ou une avance sur salaire. Cette démarche peut lui éviter des frais supplémentaires de découvert ou de crédit.

 L’employeur est-il obligé d’accepter sa demande ? Quel formalisme mettre en place en cas de contrôle des URSSAF ?

Nous vous expliquons la différence entre l’acompte et l’avance sur salaire.

L’acompte

Définition

L'acompte est un versement d’une partie du salaire en échange d’un travail effectué avant l’établissement de la fiche de paie.

D’après l’article L3242-1 du Code du travail, l'acompte est un droit. Par conséquent, l’employeur à l’obligation d’accepter cette demande s’il s’agit de la première demande d'acompte pour le mois. Dans le cas contraire, si un premier acompte a déjà été accepté dans le mois, l’employeur peut refuser d’en verser un second.

Tout salarié percevant mensuellement sa rémunération peut demander un acompte sur salaire. Qu'il ait un CDD ou CDI, il peut bénéficier d'un acompte sur salaire. Le versement d'un acompte sur salaire ne concerne pas les travailleurs à domicile, les saisonniers, intermittents ou temporaires, qui ne sont pas mensualisés.

Procédure

La demande d’acompte peut être faite dès le 15ème jour du mois (avant, il s’agit d’une avance). Le montant demandé ne peut excéder le montant dû au prorata du temps de travail déjà effectué.

Quel formalisme ?

Il n’y a aucun document obligatoire à remplir, une simple demande orale est suffisante. Il est cependant recommandé de conserver une trace écrite de la demande (mail ou formulaire) qui sera classée avec les autres variables de paie du mois concerné.

Le paiement

La somme peut être versée par chèque ou par virement bancaire, si le montant dépasse 1 500 €, ou en espèces s’il est inférieur. Lors du versement de l’acompte les cotisations ne sont pas déduites, elles seront prélevées sur la fiche de paie mensuelle.

/!\ Le bulletin de paie de la période concerné par l’acompte doit afficher le montant de l'acompte en bas de bulletin.

L’avance

À la différence de l’acompte, l’avance sur salaire correspond au versement par l’employeur d’une partie de la rémunération correspondant à un travail qui ’n’a pas encore été réalisé.

Définition juridique

L’avance sur salaire n’est pas définie par le Code du travail. L’employeur n’est pas dans l’obligation d’accepter cette demande et elle ne constitue pas un droit. L’avance sur salaire est une sorte de prêt. En effet, c’est un paiement anticipé, la somme attribuée correspond à un travail qui n’est pas effectué.

Formalisme

Comme mentionné précédemment, la loi n’encadre pas l’avance sur salaire, aucun formalisme ou conditions particulières ne sont obligatoires pour faire la demande.

Montant

Contrairement à l’acompte, l’avance sur salaire n’a aucune limite, ni plafond. Le salarié peut demander le montant qu’il souhaite, mais seul l’employeur prend la décision de l’octroyer ou pas.

Le versement de la somme peut se faire par chèque ou par virement bancaire, en revanche le paiement en espèce n’est pas possible.

Procédure

N’importe quel salarié peut demander une avance de salaire à son employeur. Il n’y a aucune condition liée à l’ancienneté ou à la nature du contrat (CDI, CDD…)

Pour obtenir une avance sur salaire, la demande doit être faite à l'employeur ou au service de paie. Dans ce dernier cas, l’employeur doit donner son accord, il est préférable de formaliser la demande par courrier écrit et faire signer un reçu par le bénéficiaire. Ou alors, rédiger une convention écrite faisant apparaitre : le montant versé, la date du versement, le moyen utilisé (chèque ou virement) et les échéances de remboursement par retenues sur salaire

Remboursement

L’avance sur salaire est remboursée à l’employeur par des retenues sur salaire jusqu’au paiement total de la dette.

Chaque mois, l’employeur déduit sur le salaire un montant maximal correspondant à 1/10ème du montant du salaire net(

Plus l'avance salariale est élevée, plus elle sera longue à rembourser. 

Comment est remboursé l’avance sur salaire en cas d’une démission ou d’un licenciement ?

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, pour une raison quelconque, et n’a pas fini de rembourser l’avance sur salaire, la totalité de l’avance impayée devient exigible.

L’employeur peut effectuer une retenue sur les éléments du solde de tout compte ayant le caractère de salaire (indemnité compensatrice de congés payés ou indemnité compensatrice de préavis) en respectant la règle du 1/10ème. Elle peut cependant être faite de manière intégrale, par exemple, sur l’indemnité de licenciement, l’indemnité de mise à la retraite ...

Si des sommes demeurent impayées après le solde de tout compte, l'employeur peut poursuivre le salarié, en saisissant le Conseil de prud’hommes.

Bonus : Quels éléments de preuve ?

Même si la loi n’impose aucun formalisme, il est préférable de conserver une trace écrite de la demande d’acompte ou d’avance en cas de litige pour justifier l’opération effectuée sur la paie. Il est également conseillé de suivre les demandes et leurs remboursements sur les bulletins de paie.

Les demandes peuvent être formalisées par courrier ou par mail. 

La position des URSSAF sur les avances sur salaire assimilées à un prêt aux salariés

Prêts gratuits ou à taux réduits

Pour être qualifiés de prestations sociales au sens de l’instruction ministérielle et, à ce titre, exclus des assiettes sociales, les prêts consentis par le CSE ou directement par l’employeur sans intérêt ou à taux réduits doivent présenter un caractère social.

Pour être qualifié comme tel, le prêt doit cumulativement :

• Être mis en place principalement au bénéfice du personnel de l’entreprise ;
• Être proposé à l’ensemble des salariés sans discrimination : les situations identiques doivent être traitées de manière semblable, sans conduire à une attribution systématique des prêts en fonction de critères objectifs et selon des normes préétablies ;
• Ne pas être obligatoire pour l’employeur au titre d’une disposition légale ou conventionnelle ;
• Avoir pour finalité les conditions de vie ou de travail : la demande de prêt doit donc être circonstanciée.

A défaut de remplir l’une de ces quatre conditions, l’Urssaf considère que le profit retiré par le salarié (par comparaison avec le taux de l’intérêt légal) du fait d’un taux d’intérêt inexistant ou réduit constitue un complément de salaire assujetti aux cotisations et contributions sociales.

Notre conseil : Appliquez le taux légal d’intérêts pour les avances consenties à vos salariés lorsque le montant est supérieur à un mois de salaire.