Comment faire pour proposer une formation à un salarié ?

La formation professionnelle est ouverte et accessible aux personnes tout au long de la vie. Les dispositifs mis en place par le gouvernement ne cessent de se développer et offrent aux entreprises un atout supplémentaire pour se doter de compétences nouvelles.

Comment proposer une formation à des salariés ? Quelles sont les modalités de mise en œuvre et les éventuelles obligations pour l’employeur ?

Décryptage.

Comment faire pour proposer une formation

à un salarié ?

Tout au long de son parcours professionnel, un salarié peut formuler une demande de formation pour enrichir son expérience et se doter de nouvelles compétences. Grâce au Compte Personnel de Formation (CPF), la personne reste active et moteur de son avenir professionnel.

Les objectifs sont multiples :

• Acquérir ou développer ses compétences
• Faire reconnaître ses compétences, ses connaissances et ses aptitudes acquises dans l’exercice de son métier
• S’adapter aux évolutions de poste
• Se réorienter / envisager une reconversion professionnelle

En tant que salariés, les collaborateurs bénéficient également d’un accès à la formation professionnelle par l’intermédiaire de l’entreprise pour laquelle ils travaillent.

En effet, durant l’exécution de son contrat de travail, l’employeur (accompagné des Managers et/ou des personnes en charge des Ressources Humaines dans l’entreprise), suit grâce au plan de développement des compétences et des entretiens professionnels, l’évolution de ses collaborateurs.

Pour les accompagner dans leur carrière, l’employeur propose aux salariés des formations dont il prend en charge le financement. Ces formations sont majoritairement en lien avec l’activité professionnelle et la fonction du collaborateur concerné.

Pour proposer une formation à un salarié, l’employeur passe par différentes étapes que nous vous détaillons ici.

1)  Détecter et recueillir les besoins

En premier lieu, il convient de détecter et recueillir les besoins de vos collaborateurs.

Pour cela, les différents échanges avec les salariés tout au long de l’année sont précieux. Ils permettent de savoir si les compétences sont mises en œuvre convenablement pour le poste occupé ou s’il est nécessaire d’envisager un ajustement.

Par ailleurs, un entretien formel, appelé entretien professionnel est un moment entre collaborateur et manager dédié à l’échange sur la formation professionnel de celui-ci.

Qu’est-ce que l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un acte de management dans l’entreprise. Tous les deux ans, l’employeur est tenu d’organiser un rendez-vous avec chaque collaborateur, de manière individuelle, afin de parler de son plan de carrière et des formations nécessaires ou souhaitées qui en découlent. Il s’agit d’un moment consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Tous les 6 ans, un bilan du parcours professionnel est effectué.

L’entretien professionnel est proposé à tout collaborateur ayant au moins deux ans d’ancienneté, quel que soit le type de contrat de travail. A noter que les collaborateurs mis à disposition et les sous-traitants ne sont pas concernés.

Ainsi, l’entretien professionnel permet de construire et suivre son plan de développement de compétences afin d’asseoir ses besoins en capital humain, sa stratégie et son orientation RH.

2) Etablir un plan de développement des compétences

Une fois les entretiens professionnels analysés, vous pouvez vous pencher sur votre plan de développement des compétences.

Le plan de développement des compétences, anciennement nommé plan de formation, est un support recensant de manière exhaustive les besoins en formation des salariés de l’entreprise. Il est construit à partir des données des entretiens professionnels ainsi que toute demande que pourrait formuler un collaborateur dans l’année. Il indique les actions de formation à engager ainsi que le budget alloué. Il est à suivre tout au long de l’année et à conserver pour comparatif des années suivantes.

Pour rappel, les types de formation qu’un salarié en contrat à durée indéterminé peut se faire financer englobent par exemple :

• Le bilan de compétences
• La validation des acquis de l’expérience (VAE)
• L’apprentissage d’une nouvelle langue
• La sensibilisation à un nouvel outil informatique
• L’acquisition d’un nouveau savoir-faire qu’il pourra faire valoir au sein de l’entreprise

Le plan de développement des compétences est présenté au CSE si l’entreprise en dispose.

3) Sélectionner la formation et l'organisme

Votre plan de développement étant finalisé, vous pouvez organiser les actions de formation.

Attention, cela suppose d’avoir affecté des priorités à chacune d’entre elles (priorité 1, 2 ou 3). En effet, vos collaborateurs ne peuvent pas tous partir en formation en même temps et les durées des parcours sont plus ou moins longues. Par ailleurs, cela vous permettra d’assurer une maîtrise du budget formation. En débutant par les priorités 1 et 2, vous vous assurez ainsi d’avoir une répartition du budget pour les actions les plus nécessaires. Cela vous permet également un suivi plus aisé des prises en charge proposées par les organismes de formation.

Les actions de priorité 3 non honorées peuvent être reportées sur le plan de développement des compétences de l’année suivante.

Idéalement, le plan de développement des compétences mentionne les organismes de formation choisis. Il est parfois tôt pour les déterminer au moment où vous le finalisez, si tel est le cas, cela n’a pas d’incidence sur la poursuite de sa mise en œuvre. Il conviendra de les déterminer au fur et à mesure.

4) Convoquer le salarié

Les actions de formation étant déterminées, il est temps de procéder à leur mise en œuvre. Pour cela, il vous revient en tant qu’employeur de contacter les organismes de formation et de valider les dates de formation pendant lesquelles les salariés s’absenteront de l’entreprise. Les sessions sont déjà déterminées par les organismes de formation mais il y en a plusieurs dans l’année.

L’organisme de formation fournit toutes les informations dont vous avez besoin pour transmettre à l’OPCO : contenu pédagogique / programme, dates et rythme de la formation, lieu, nombre d’heures, tarif…

Une fois votre dossier constitué, vous le transmettez à l’OPCO comme demande de prise en charge. Il est préférable d’attendre la validation de l’OPCO pour organiser le départ du salarié en formation. 

Avant que votre collaborateur parte en formation, vous lui remettez les documents suivants :

• Convocation : elle est obligatoire et formalise le motif d’absence du salarié. Elle mentionne la date de la formation, le lieu, l’organisme de formation ainsi que ses coordonnées.
• Tout document que vous aurez transmis l’organisme de formation pour son arrivée

L’organisme de formation, quant à lui, se charge de faire signer au salarié, à chaque session, une feuille de présence / feuille d’émargement. Ce document est indispensable pour assurer le suivi de la formation et sa prise en charge par l'OPCO.

En cas d’absence, votre salarié devra en préciser le motif.

Enfin, à chaque action de formation, pensez à mettre à jour votre plan de développement des compétences. Votre suivi sera ainsi plus aisé ainsi que la gestion de votre budget formation.